Załóżmy, że otrzymałeś zadanie: ograniczyć zapasy w Twojej firmie. Jak do tego podejść, aby klienci zewnętrzni i wewnętrzni (np. produkcja) nie odczuli zakłóceń z tego powodu?
Słowem kluczowym jest PROCES, a proces to kolejne etapy, kroki następujące po sobie. Oto w jakich krokach zrealizować zadanie:
- Krok 1. Określ, ile potrzebujesz danego wyrobu lub komponentu w miejscu jego użycia.
Średnie zapotrzebowania tygodniowe w zupełności wystarczą na tym etapie. Od czegoś trzeba zacząć.
- Krok 2. Wyznacz miejsce, gdzie będziesz składować każdy z wyrobów i określ jego stan maksymalny.
Zapas maksymalny zależny jest przede wszystkim od częstotliwości dostaw, więc wiesz, na czym skupić uwagę.
- Krok 3. Stwórz wizualne narzędzie do zarządzania zapasem.
Dobrą praktyką jest użycie kolorów zielonego i czerwonego, które pokażą Tobie, jaki jest aktualny status zapasu.
- Krok 4. Ustal, kto jest odpowiedzialny za uzupełnianie zapasów.
Odpowiedzialność oznacza podejmowanie wszystkich dostępnych działań, aby odbudować zużyty zapas.
- Krok 5. Wypełnij wyznaczoną przestrzeń składowania do poziomu stanu maksymalnego.
Rozpocznij cykliczne uzupełnianie zapasów w każdym kolejnym tygodniu i monitoruj wielkość zamówień oraz ich odchylenie od wyznaczonej średniej.
Teraz masz zatwierdzony poziom zapasu i zebrane dane statystyczne. Twój nowy standard.
- Krok 6. Jeśli zużycia są regularne, możesz przekazać dostawcy ilości, jakich potrzebujesz co tydzień i w takiej sekwencji uzgodnić dostawy.
- Krok 7. Ustal zasady reagowania na przekroczenia poziomów minimum ( < min) i maksimum ( >max).
Takie sytuacje się pojawią, więc musisz wiedzieć, jak się zachować. Poziom mniejszy niż wyznaczone minimum oznacza potrzebę szybkiej reakcji (np. wcześniejszego zamówienia) oraz ustalenie przyczyny zwiększonego zużycia.
- Krok 8. Rozpocznij ponownie od kroku 1, zmniejszając dostępną przestrzeń o połowę i zwiększając dwukrotnie częstotliwość uzupełniania zapasu.
Podążając zgodnie z podanymi krokami, obniżysz zapasy bez konsekwencji dla Twojego klienta.